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【優先順位をつけるメリットは?】緊急度と重要度から優先順位をつけると人生に役立つ!

やることが全然終わらない・・・。

何から手を付けたらいいのかわからない。

というような悩みを抱えている方も多いと思います。

私、ゼロ(@zerolifelab)はそんな時、

ゼロ

明確な優先順位をつけて一個一個確実に終わらせて行く!

ようにしています。

この優先順位をつけることを疎かにした結果

  • ギリギリで始めるから焦ってミスをしたり
  • 自分が思っていたように過ごせなくなったり

裕がなくなってしまっている人をよく見かけます。

実はお恥ずかしながら

ゼロ

優先順位をつけないでいて、私も無駄な時間を過ごして焦ることも・・・。

優先順位をつけることで

今、自分が何をすべきなのか把握できるようになります。

そして優先順位をつけたおかげで、

  • 効率的に物事を進められるようになる
  • 人から、仕事が出来て信頼できる人と思ってもらえる
  • 自分が何かに追われて生活するストレスから解放される

のようなメリットが出てきます。

私が最近読んだ「エッセンシャル思考」という本からも、改めて優先順位をつけることの大切さを認識できました。

こちらの本では、優先順位をつけないと

自分にとっても周りの人にとっても

マイナスが大きくなることを分かりやすく解説してくれています。

この本のおかげで優先順位をつけることの大切を改めて認識したということで

この記事では、

  1. 優先順位をつけることのメリット
  2. 優先順位の決め方

についてまとめていきます。

こんな人におすすめ

・やることが溜まっていってしまってどうしたら良いかわからない人

・優先順位の決め方がわからない人

・もっと効率的に物事を進めていきたい人

ゼロ

ぜひ皆さんの生活に優先順位をつけることを取り入れる機会にしてみてください!

それでは見ていきましょう!

人生における優先順位をつけることのメリットとは?

優先順位をつけることは

ゼロ

めちゃくちゃ大事!!!

だと考えています。

なぜかと言うと、私は

ゼロ

前まで、優先順位をつけるのめちゃくちゃ苦手だったんです。

優先順位をつけることを疎かにし続けた結果

  • 長期休みの宿題はだいたい家族を巻き込んでラスト3日で仕上げる
  • テスト期間は嫌いな勉強より好きなゲームを優先して何度も後悔
  • やりたくないことは期限ギリギリまで逃げる

のようなことを繰り返し、

極めつけは

高校3年生の夏休みに一切勉強せず学内順位急落→大焦り

ここまで来て初めて、

ゼロ

優先順位をつけるの下手くそなんだ、俺。

やっと気付きました(笑)

遅いですね(笑)

しかし!

程度の差はあれど、共感してくれる人も多いのではないでしょうか!?

私も上記の例以外にも

優先順位をつけていればこんなことにならなかったのに!

という経験は多々あります。

ゼロ

私だけではないと信じていますよ!!

そしてこれら経験から

優先順位をつけるのが下手くそだと気付いたと同時に

優先順位をつけることの大切さを学びました。

ゼロ

優先順位をしっかりつけて取り組んでいけば、

基本的に目標も達成しやすくなるし、

何かに追われながら生活しなくて済むのでは!?

これに気付いてからは

  1. やること(タスク)をリスト化する
  2. 優先順位をつけて毎日がんがん進める

ようになりました。

優先順位をつけることで、私が実際に感じたメリットを3つまとめました!

それは

  1. 効率が良くなる
  2. 人から信頼してもらえる
  3. 時間的なゆとりができる

です。

ゼロ

皆さんにも優先順位のメリットを知ってほしい!!

優先順位をつけるメリット①:効率良く物事を進められるようになる

1つ目は

効率良く物事を進められるようになる

です。

なぜ優先順位をつけることで効率よく物事を進められるようになるかと言うと

優先順位をつけるための全体像の把握が役に立つからです。

どういうことかと言うと

まず優先順位をつけるためには、自分のやることをリスト化する必要があります。

そのリストを作成する時点で

自分のやることは何がどれくらいあるのか

という全体像を把握することができます。

全体像を把握することで

  • どれをどの順番で進めていくと手間が少ないのか
  • 人に手伝ってもらえることはないのか

まで考えられるようになります。

ただ漠然と思いついたことをやっていくよりは遥かに早く物事を進めることが出来ます。

仮にやることリストの中身が全て時間がかかるものだったとしても全体像の把握が出来ていれば

  • どれくらいのペースで進めないとまずいのか
  • 休憩を入れることが出来るのか

がわかり効率を落とさずに進めるための考えまで頭に置くことができるようになります。

優先順位をつけるメリット②:人から信頼してもらいやすくなる

2つ目は

人から信頼してもらいやすくなる

です。

優先順位をつけることで効率よく仕事が出来るようになると

当たり前ですが、仕事が滞らなくなります。

皆さんだったら、仕事が速い人と遅い人がいた場合

仕事が速い人を頼ろうと思いますよね?

それと同じで、自分のところで仕事が滞らなくなると

人から信頼してもらえる可能性が高くなります。

優先順位をつけるメリット③:時間的なゆとりが出来る

3つ目は

時間的なゆとりが出来る

です。

優先順位をつけ、全体像を把握し効率的に仕事を進めることで

時間的なゆとりができます。

時間的なゆとりが出来れば

  • 休憩に使う
  • もっと踏み込んだ仕事にチャレンジする

というように時間を自分の好きに使えるようになります。

これは仕事だけでなくプライベートの時間でも同じことが言えます。

プライベートで優先順位を明確につけて行動することは少ないかもしれませんが

頭の中でも良いので、ざっとした優先順位をつけられるとゆとりが出てくるのは間違いありません。

例えば

人との約束の時間までにやりたいことがあったけど

  • 漫画読んでみたり
  • テレビを無駄に眺めてみたり

なんてしているうちにやりたかったことが全く終わっていない。

なんてことありませんか?

私は結構あったのですが、無駄な時間を過ごし

その結果、後で焦ることになってしまう原因となります。

そうならないためにも

普段の生活でも優先順位をつけてゆとりを持つことをオススメします!

優先順位の決め方

優先順位の決め方がわからないよ!

という人に向けて

汎用性の高い優先順位の決め方をお話しします。

やること(タスク)をリスト化した後は

  1. 緊急度
  2. 重要度

で考える癖を身につけましょう。

優先順位を決める際の緊急度の考え方

緊急度は

タスクを仕上げなければならない期日までの日数を基に考えます。

  • 期日までの期間が短いものは緊急度が高く
  • 期日までの期間が長いものは緊急度が低く

なります。

ゼロ

期日が決まっていないものも緊急度は低くなりますよ!

優先順位を決める際の重要度の考え方

重要度は

タスクが、自分や周りにとってどこまで重要なものかで判断していきます。

こちらは言葉通り

  • 自分や周りにとって重要なものは重要度が高く
  • 自分や周りにとって重要なものは重要度が低く

なります。

ゼロ

何を重要と取るかは立場によって様々なので、周りの人と相談しながら進めていきましょう!

緊急度と重要度を表にして優先順位を考えよう!

ここからは、

先程までの緊急度と重要度から表を作成して考えていきます。

重要度/緊急度緊急度 高緊急度 低
重要度 高今すぐ取り掛かる!期日を確認して丁寧に仕上げる!
重要度 低期日が迫っているからささっと仕上げる!絶対今やることではない。

この表の様に

最優先は、緊急度と重要度が共に高いものになります。

これは何も考えず最速で取り掛かりましょう!

次に来るのが

  • 緊急度が高く、重要度が低いもの
  • 緊急度が低く、重要度が高いもの

です。

これはどちらを優先すべきかは、時と場合によるので難しいですが

私は基本的に緊急度が高い物から取り組んでいます。

しかし、重要度が高いものも放っておけばクオリティが下がってしまうので

期日を確認し丁寧に仕上げるようにしています。

最後は

緊急度と重要度が共に低いものです。

これは、絶対今やるべきことではないので頭から除きます。

このように

緊急度と重要度との関係で考えていくと

自分が今何をしたらいいのかわかりやすくなるので

ぜひ生活に取り入れてください!

優先順位の観点から「時には断ること」も大切!

緊急度と重要度の考え方から

  • 自分ではなくても良いことは断る
  • 他にも重要なことを抱えている時は断る

ことは非常に大切になります。

冒頭で紹介した「エッセンシャル思考」という本では、断ることの大切さにも触れています。

この本では、

周りの物事すべてに手を出すことは却って悪い結果を生んでしまうこと

を伝えています。

「エッセンシャル思考」 にもあるように

明確な優先順位をつけ、本当に大切なことを見極める

その上で、重要でないものは断る

これらが良い結果を生む秘訣になります。

さらに私の考えでは

重要なものだったとしても周りの人にも

  • 手伝ってもらったり
  • 分担したり

することで周りの人と一緒にゆとりを作ることも大切だと考えています。

ゼロ

日頃から助けてもらえるような良い人間関係を築いておく必要がありますね!

優先順位をつけるのが苦手な方は

「エッセンシャル思考」 もぜひ読んでみてください!

まとめ:優先順位をつけてタスクをどんどん減らしていこう!

この記事では、

  1. 優先順位をつけることのメリット
  2. 優先順位の決め方

について解説しました。

優先順位をつけるメリットは

  1. 効率が良くなる
  2. 人から信頼してもらえる
  3. 時間的なゆとりができる

の3つがあります。

しっかりその場その場での優先順位を大切にして行動していくことで

仕事でも普段の生活でも

ゆとりのある時間を過ごすことが出来るようになります!

ゼロ

目標も達成しやすくなるし、

何かに追われながら生活しなくて済むし、

たくさんのメリットがあるよ!

優先順位の決め方は

重要度/緊急度緊急度 高緊急度 低
重要度 高今すぐ取り掛かる!期日を確認して丁寧に仕上げる!
重要度 低期日が迫っているからささっと仕上げる!絶対今やることではない。

この表を参考にしていきましょう!

とにかく最初にやらないといけないのは

緊急度と重要度が共に高い物からです!!

時には、人からのお願いを断る勇気を持つ必要が出てくる可能性もあります。

自分の為にも周りの人の為にも

  • 重要ではないことは断る
  • 周りの人の力を借りて分担する

ことも頭に置いておきましょう

くれぐれも過去の私の様に

やりたいやりたくないで物事を判断して

後で焦ることにならないようにしてくださいね(笑)

ゼロ

優先順位をしっかりつけて取り組んでいけば、生活の質も上がっていくはずですよ!

少しずつ取り入れていきましょう!

今回紹介した 「エッセンシャル思考」

特に優先順位をつけるのが苦手な方はぜひ読んでみてください!

これからも前進していくための考え方や行動の仕方など、皆さんが豊かな人生を手に入れられるように情報を発信していきます!

今この瞬間から、自分自身の豊かな人生を思い描き、前進していきましょう。

ゼロ

みんなを笑顔に!

そして自分も笑顔に!

それでは、また!!

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